Standardiste – secrétaire – temps partiel – BUC

Standard :

• Recevoir et traiter les appels téléphoniques : filtrage, prise de messages, transmission des appels et premier niveau de renseignements sur le fonctionnement de l’association, le parcours du chiens guides, le financement de l’association, etc.

Tenue du standard et accueil physique des visiteurs :

• Ouvrir le portail et accueillir les visiteurs
• Renseigner et orienter les personnes à l’espace de réception
• Assurer la vente des goodies de la boutique solidaire avec la comptabilité et la secrétaire du site parisien
• Tenir propre l'accueil et son poste de travail
• Tenir la caisse de l’accueil en lien avec la comptabilité.

Secrétariat :

• Prise de rendez-vous (vétérinaire, familles d’accueil, familles relais, etc)
• Gérer et traiter les mails reçus dans les boîtes mails de l’accueil
• Vente de croquettes aux familles d’élevage
• Gérer quotidiennement le courrier, réceptionner les colis, commander des timbres
• Organiser les « briefs » hebdomadaires des équipes en lien avec la secrétaire du site parisien
• Tenir à jour le registre, le matériel et les documents des véhicules de Buc
• Tenir à jour le registre de sécurité et mettre en place/tenir à jour le registre d’accessibilité
• Mettre en place et gérer le planning des véhicules de Buc
• Gérer les stocks et commandes de fournitures administratives, fournitures d’entretien matériel sanitaire pour le chenil, de croquettes, de médicaments en lien avec les équipes
• Rédaction des bons de commandes des achats de l’école
• Centraliser et tenir à jour les informations relatives à l’organisation de l’école
• Organiser tous les convois de chiens (Paris-Buc, vétérinaires, Cerca, Cesecah, etc.)
• Organiser, gérer et suivre les relais
• Mettre en place et suivre un registre des bénévoles
• Suivre les prestataires intervenants sur le site
• Classement et archivage
• Saisie sur le logiciel de suivi des chiens (IWDR)
• Assistance sur diverses tâches administratives en lien avec le service administratif et les équipes techniques, en fonction des besoins de service
• Aider à l’organisation des salons ou autres sensibilisations
• Aider à l’organisation des évènements de l’école (journée portes ouvertes, etc.)
• Préparation des studios et commande de repas pour les personnes déficientes visuelles.

Liste non exhaustive

(CV + lettre de motivation) à l’adresse :

rh@chiensguidesparis.fr

objet : RECRUTEMENT/ACCUEIL BUC